浅間商事株式会社では、2022年11月25日に『62期キックオフミーティング』を開催いたしました。
感染症対策のため昨年に引き続きオンライン上で実施しましたが、今回は当社初となるバーチャル空間『oVice(オヴィス)』を使用。バーチャル空間ならではの自由なコミュニケーションと豊富な機能で、新しい形のキックオフミーティングとなりました。
『oVice(オヴィス)』とは？今回、浅間商事が採用した背景
『oVice(オヴィス)』は、oVice株式会社が提供するバーチャルオフィス・バーチャル空間ツールです。コロナ禍で多くの会社がコミュニケーション不足という課題を抱える中、カスタマイズしやすいバーチャル上の架空オフィスでの業務上のミーティングはもちろん、雑談も気軽に交わせるツールであることが評価され、現在では世界各国2,200社以上に導入されているそうです。
浅間商事でも、ここ数年のコミュニケーション不足は大きな課題となっていました。
従来から、4つの支店のメンバーが一同に会するのは年に一度のキックオフミーティングだけ。以前は対面形式の懇親会がありメンバーは思いおもいに会話を楽しんでいましたが、感染症対策のためオンラインでの開催に変わり、自由なコミュニケーションが難しくなってしまいました。
2020年と翌2021年は当社が日常的に使用している『Microsoft Teams』のミーティング機能を用いてキックオフミーティングを実施しましたが、開催後の社員アンケートでは「もっと自由に会話をしたい」との声も多く寄せられていました。
そこで、2022年はバーチャル空間を活用することでこれらの課題をクリアできるのではないかと検討する中、設定や操作の分かりやすさ、手ごろな価格、レイアウトの自由さなどの面からキックオフミーティングへの『oVice』の導入を決定しました。
キックオフミーティング開幕
まずは、この日のために作成したオリジナルのオープニングムービーを上映。ここではプライバシー保護のためにカットしていますが、事前に撮影した全メンバーの写真を使用して制作しました。
開幕後は、まず代表の柳沢からメンバーへのメッセージが送られました。無事に62期を迎えることができた感謝とともに、「今期も中小企業の働き方を効率的で安心なものとするために、全社員でクラウド活用とサイバーセキュリティ対策の強化、そして挑戦と成長、スキルアップを図り、自分自身・家族・お客さま、みんなにとって良い1年になるようにしましょう！」と呼びかけました。
そして、毎年恒例の年間表彰式では今年もさまざまな賞が設けられ、多くのメンバーが受賞。『oVice』のチャット・リアクション機能を活用して、リアルタイムで受賞者への拍手やドラムロール、お祝いメッセージを送りました。
また、チャットに投稿されたコメントをMCが読み上げるなど、視覚的にも聴覚的にも祝福ムードが感じられる演出となりました。
『oVice』だから実現できた自由なコミュニケーション
キックオフミーティング後半は新入社員紹介からスタート。2022年に入社した社員がそれぞれの自己紹介や抱負を語り、ここでも歓迎の拍手やコメントがあふれました。
そしていよいよ懇親会！「自由に楽しくコミュニケーションを楽しんでほしい」というねらいから、グループ分けなどはせず、各々が好きな場所に移動して会話できる仕組みにしました。途中で移動するもよし、カメラのオン／オフも自由です。普段は会う機会のないメンバーと話してみたり、懐かしい話に花を咲かせたり、中には自宅のペットを見せ合うメンバーもいたりと、それぞれ楽しむ様子が見られました。
なお、背景も懇親会用に制作したものにチェンジ。操作ひとつで簡単に背景が変えられるのも、『oVice』の良いところです。
懇親会の途中には〇×ゲームも開催し、ここでもゲーム用の背景に変更して、正解だと思う方にアイコンを移動できるようにしました。時事問題をはじめちょっとニッチな浅間商事ならではの問題も出題され、シンプルながらも盛り上がりました。
会の最後には写真撮影や会長からのメッセージ、エンディングムービーが上映され、閉幕となりました。
メンバーの反応と今後の課題
後日、全メンバーを対象にキックオフミーティングに関するアンケートを実施し、「自由に移動できて会話がしやすかった」「チャットやリアクション機能が楽しかった」などの感想が多く見られました。
その一方で、主にテレワークで参加したメンバーの「動作の重さ・フリーズ」といった課題も見つかりました。全体の78％が「今後のイベントでもoViceを使用したい」と回答しましたが、全メンバーが等しく快適に楽しめるイベントになるよう、改善する必要がありそうです。
浅間商事は、大切なお客さまやパートナー企業さまをはじめとする皆さまのお力添えにより、無事62期を迎えることができました。
これからも「挑戦と成長」を胸に、中小企業の皆さまのはたらき方を効率的で安心なものとできるよう、社員一丸となって邁進してまいります。
