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業務の効率化、生産性向上、人手不足……。このような中小企業の経営課題に、ICT活用、デジタル化は有効な手段の一つです。
中小企業のITアドバイザー・浅間商事は、毎年約2,600以上の事業所とお取引する中で、多様な業種・業界のお客さまのデジタル化を支援しております。
今回から業界別シリーズとして、業界ごとのICT活用、デジタル化の課題・対策、そして事例をご紹介いたします。同じ業界はもちろん、他業界の皆さまにもより具体的に、自社に役立つデジタル技術や手法のヒントが見つかるかもしれません。
今回は【幼稚園・保育園・こども園】編です。
浅間商事はIT機器だけでなく複合機販売も行っているため、お便り、申請書類などをよく印刷される幼稚園、保育園など幼保業界のお客さまが多くいらっしゃいます。近年は、印刷に限らないデジタル化に関するご要望・ご相談をお寄せいただいています。
幼保業界のデジタル化課題と対策
幼保現場の具体的な課題例と、デジタルでの解決策をご紹介します。
書類業務や事務処理が多い
園と保護者のコミュニケーションである連絡帳やお知らせ、園の運営に関わる管理や経理業務など。印刷する、書く、配付する、整理する、といった書類業務や事務処理が多い。
【浅間のご提案】「ICTシステム」の導入が進んでいます。登降園の記録（タイムカード）、連絡帳、お知らせなどが紙からデジタルへ置き換わり、写真販売をオンラインで行う園も増えています。保護者へのアンケートの実施も、オンラインで行えば迅速に回収・集計できます。
デジタル化のメリットは効率化だけでなく、データを扱うことによる処理の正確性や紙や人手のコスト削減にもつながります。
さまざまな幼保向け「ICTシステム」がありますが、選定の際は必要な機能や費用だけでなく、安定性やサポートも重視することをおすすめします。
園内でネットを使いたい
「ICTシステム」利用や、動画活用などのために教室や保育室でもネットが必要。現在は職員室しか使えない。
【浅間のご提案】「ICTシステム」の普及に伴い、事務処理を行う職員室だけでなく、園全体のWi-Fi環境のニーズが増えています。ICTシステムをタブレットなどで使うことで、園児の連絡帳や登降園を室内で迅速に確認できます。また、WEB会議を導入すれば中継をつないでオンラインイベントの開催や参加もできます。
回線を経由させるAP（アクセスポイント）を増やしたり、業務用の強力なWi-Fiルーターを導入したりすることで、園全体のスムーズなネット環境を構築します。
パソコンが一人一台ない
職員全員分のパソコンはなく、共同利用している。ファイル共有や、シフト勤務時職員間の連絡に課題。
【浅間のご提案】ファイル共有にはNASをご利用のお客さまが多くいらっしゃいます。共有だけでなくバックアップやFAXの転送先のためにも、データは各パソコンのみではなくNASやクラウドストレージの利用がおすすめです。
また、連絡や引継ぎ事項など情報共有にはクラウドサービスが便利です。パソコンが共同利用でも、ユーザーごとに自分の情報を管理する、チャットなどで連絡や引継ぎもできます。浅間商事ではWordやExcelも使えるMicrosoft 365をおすすめしております。
必要なセキュリティ対策とは
園に通う子どもや保護者の住所・氏名・生年月日など、個人情報を取り扱っている。個人情報漏えい対策としても、セキュリティ対策が必要と感じます。
【浅間のご提案】一般企業と同様に、セキュリティ対策が必要です。個人情報だけでなく、ネットバンキングを利用されている園もあります。業務でインターネットやデジタルデータを利用する以上、サイバー攻撃にあう危険性があります。浅間商事では中小企業向けセキュリティ対策として、「ウイルス対策ソフト」+「UTM」+「バックアップ」の3つの組み合わせをおすすめしております。
また、UTMにVPNオプションを設定することで、事務作業のみ自宅で行うなどテレワーク環境の構築も可能です。
子どもの安全対策にできることは
小さな子どもが通う場所なので、不審者対策が必要。
【浅間のご提案】監視カメラの設置がおすすめです。浅間商事のお客さまも、園庭と駐車場に監視カメラを設置されました。クラウド対応の機種であれば、スマートフォンやタブレットなど、モバイルデバイスでいつでもどこでも映像を確認できます。
また、外部だけでなく内部（教室/保育室）に設置し、子どもたちの安全性を見守ったり、園によっては一部を保護者に公開したりするケースもあります。
コピー機のコストが気になる
印刷やコピーが多いため、コピー機（複合機）のランニングコストが気になる。
【浅間のご提案】版を作る手間や重い2色インクを交換する必要がある印刷機から、高性能で高速なインクジェットプリンターへの入れ替えが進んでいます。
また、複合機も古いものは機能が不十分なだけでなく、ランニングコストが高いケースがあります。印刷が多く、かつ長い間見直していない場合は、入れ替えのご検討もおすすめです。
なお、古い複合機はセキュリティ対策が不十分なため、本体体内に保存されたデータが流出するという事故も過去にありました。
園にはITに詳しい担当者がいない
園にITに詳しい担当者がいないため、パソコンが動かない、ネットが切れた……などのトラブルがあると業務が止まってしまうことも。
【浅間のご提案】幼保業界、特に現場には専任ITご担当者さまがいないケースは少なくありません。
たとえば、WordやExcelをよくお使いの場合、Microsoft 365がおすすめです。常に最新のバージョンを使えるため、アプリの管理が楽になります。クラウド化を進めると、サーバーやパソコンの管理の手間が削減されます。
また、デジタル化に伴い、IT/OA機器のトラブルにより業務に支障が出る場合は、外部のサポートサービスご利用もおすすめです。浅間商事でも「ITサポート」として駆け付けサポートをご提供しており、PCが突然動かなくなったときなど、お電話1本で訪問サポートしております。
幼保業界で導入が多いICT機器や設備
浅間商事のお客さまで、導入が多い機器や設備、その利用目的についてご紹介します。
- デバイス（PC、タブレット、スマートフォン）
- ネットワーク機器（Wi-Fiルーター、NAS、UTM）
- セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
- その他（ネットワーク対応監視カメラ、複合機）
デバイス（PC、タブレット、スマートフォン）
業務用パソコンだけでなく、ICTシステムや保育に使うタブレット、連絡用のスマートフォンなどの導入が増えています。パソコンも、動画編集のための高スペックな機種選定のご相談もありました。
ネットワーク機器（Wi-Fiルーター、NAS、UTM）
園内でICTシステムを自由に使うため、Wi-Fi化事例が増えています。特に家庭用機器では電波が届かない、スムーズに接続でないといったご相談があり、業務用機器への入れ替えのご相談があります。
NAS（ネットワークHDD）は、文書ファイルはもちろん、写真や動画などサイズが大きいデータの保存・共有にも活用。
UTMはセキュリティ対策だけでなく、事務作業のテレワークや、グループ園同士でデータ共有する際のVPN接続にも活用されています。
セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
一般企業と同様に、個人情報をはじめとした機密情報を扱うため、セキュリティ対策は欠かせません。パソコンの故障やデータの突然の消失に備え、バックアップ設定もご相談いただいています。
その他（ネットワーク対応監視カメラ、UPS）
監視カメラは不審者対策としてニーズが高まっています。防犯対策だけでなく、送迎時の駐車場や保育中のトラブル発生時の映像確認にも利用できます。
落雷など、突然の停電はNASのデータ消失につながりかねません。UPS（無停電電源装置）は、急な電源トラブルによるNASのダメージを防ぐもので、NASと一緒に導入いただいています。
浅間商事のお客さま事例
【私立保育園さま】パソコン、ネットワーク、セキュリティ対策など幅広くサポート。OfficeアプリはMicrosoft 365で統一。パソコンごとのバージョン管理が不要になった。また、動画を活用されており、動画編集のための高スペックなパソコン選定のご相談をいただく。
【私立保育園さま】屋外の防犯対策として園庭および駐車場にネットワークカメラを設置。保育室用もご相談いただく。
【私立こども園さま】UTM入れ替えのご相談をいただき、導入をサポート。さらにICTシステム導入に伴う園内のWi-Fi化もご支援。（ICTシステム導入に伴う園内のWi-Fi化のご相談が増えております。）
【私立幼稚園さま】他社導入のNASをVPNでつなぎ3拠点から利用。バックアップ設定がないことに不安があり、ご相談を受ける。導入後の運用サポートもご希望のため、NASの導入からサポートまでのパックプランをご提案し、導入。監視カメラのデータなど大容量データの保存・共有にもご活用。
【公立保育園さま】園だよりや運動会のしおり、写真の冊子などに複合機を活用。園内はWi-Fi環境も。公立園のため、自治体指定の他社さまも利用されているが、必要なサポートを受けられずお困りだった。そのため浅間商事の「ITサポート」にご加入。複合機のトナー交換がわからない、インターネットが切れた、などのトラブル対応に、電話問合せや駆け付けサポートをご活用。
【私立保育園さま】新規開設園のサポートおよびビジネスフォンのクラウド化で、効率的な環境を実現。
【社会福祉法人愛親会 となりのみなみ保育園 様】新規開園サポート＆クラウドPBXで電話の効率化を実現
栃木県宇都宮市「みなみ保育園」および「となりのみなみ保育園」にて園長を務められている福田良太郎先生に、「となりのみなみ保育園」の開園までのお話や、クラウドPBX導入効果をおうかがいしました。
まとめ
業界別デジタル化事例シリーズとして、今回は【幼稚園・保育園・こども園】編をお届けしました。
IT機器だけでなく複合機販売も行う浅間商事では、業務上プリントが多い幼稚園、保育園など幼保業界のお客さまが多くいらっしゃいます。近年は、印刷に限らないデジタル化に関するご要望・ご相談をお寄せいただいています。
幼保現場でよくある課題と、ICT活用やデジタル化による解決策を解説しました。
- 書類業務や事務処理が多い
- 園内でネットを使いたい
- パソコンが一人一台ない
- 必要なセキュリティ対策とは
- 子どもの安全対策にできることは
- コピー機のコストが気になる
- 園にはITに詳しい担当者がいない
また、導入が多い機器や設備、その利用目的についてご紹介しました。
- デバイス（PC、タブレット、スマートフォン）
- ネットワーク機器（Wi-Fiルーター、NAS、UTM）
- セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
- その他（ネットワーク対応監視カメラ、複合機）
各種IT/OA機器の導入・サポートはもちろん、ITトラブル対応や相談先として、「ITサポート」もご好評いただいております。
幼稚園さまで、ITに詳しい保護者の方がサポートしていたものの、多忙で頼めなくなり、当社の「ITサポート」にご加入いただいた事例もありました。
人手不足、人材不足でお悩みのお客さまは少なくありません。生産性向上、業務の効率化にはICT活用、デジタル化が有効な手段の一つです。ぜひお気軽にお問い合わせください。
