【中小企業経営者・システム担当のためのIT】複合機の時流、メーカー比較 (2018)

複合機業界の時流

ペーパーレス化、複合機を使った働き方改革が進む

社内文書のペーパーレス化が進み、紙の枚数は減少傾向にあります。一方、営業資料やセミナー資料などお客様向け文書の出力枚数は大きく減ってはいません。むしろ社外向け文書はカラー単価が安くなったことでカラー化が進み、ステープル止めや製本印刷の利用によって営業の働き方改革を進める動きがあります。

また、ペーパーレス化に伴ってスキャンのニーズが増大し、書類のデータ化も進んでいます。技術も進化していて、スキャン文書に自動でファイル名を付けたり、指定のフォルダに格納したりすることも可能です。スキャン文書をWord、Excel、PowerPointなどにデータ化して活用することも。

用紙サイズを限定してコストカット

A3やB3サイズの用紙の利用頻度が減ったことで、A4専用複合機や4段カセットではなく2段カセットの利用で価格を抑えて複合機を導入するケースも増えてきました。各メーカーが機種ごとにコスト削減を進めているため、新機種に入れ替えることでメンテナンス単価は一定額下がる傾向にあります。

３大メーカー

複合機業界では、リコー、キヤノン、ゼロックスの上位3社を3大メーカーと呼んでいます。複合機導入時にどのメーカーにすべきか悩んだ時や価格や条件がほぼ同条件であれば、3大メーカーから選んでおけば安心です。一般的にその他のメーカーよりも製品品質やサポート体制がしっかりしていると言われています。

低価格の複合機を導入した際は2、3年目に入ってから故障頻度が上がる傾向があります。故障発生時のサポート体制も3大メーカーであれば当日対応が一般的ですが、その他のメーカーになると翌日、翌々日以降まで待つこともあるようですので、購入前の確認や割り切りが必要になります。

メーカー比較、国内シェア

3大メーカー

その他のメーカー

　　　引用：IDCジャパン

複合機購入時の注意点・ポイント

設置スペースに注意

メーカーによって同等スペックの機械でも大きさはかなり変わってきます。できれば一度実機を見せてもらいましょう。商談時に設置スペースの確認をしない複合機販売店には注意が必要です。

短期リースがおすすめ

低価格の複合機は2、3年目ぐらいから故障頻度が上がりやすいので、3～5年リースがおすすめです。6、7年の長期リースは故障のリスクを考えるとおすすめはできません。

不要なオプションに注意

他のよくわからない機器やサービス、電話やネット回線を一緒に契約しないようにしましょう。携帯電話のオプションと同じように、後々思わぬコストにつながり解約できないケースがあります。

リース会社を比較検討する

複合機の販売店ももちろんですが、リース会社も複数比較しましょう。5年間リースするとしてその分の金利は侮れません。

よくある質問

Q.カラーは複合機よりインクジェットプリンターで印刷したほうが安いの？

A.単価は1枚数円程度安いです。しかし総合的なコストを考えると複合機がおすすめです。

契約中のメンテナンス料金や印刷物のカラーの割合にもよりますが、インクジェットプリンターのほうが1枚数円程度安くなる場合が多いです。

ただし、インクジェットプリンターの場合はカートリッジを都度購入したり、メンテナンスや機械交換を自身で行う必要があります。印刷スピードも遅い場合が多いので、大量に印刷するのであれば複合機がおすすめです。

最近は本体やインクの置き場所削減のため、複合機に統合されるお客様が増えています。都市部ではプリントコストよりオフィススペースの賃料の方がはるかに高いので、総合的なコストで検討することをおすすめします。

Q.なぜ家庭向けのプリンタや複合機よりビジネス向けの複合機がいいの？

A.メンテナンス手数料はかかりますが、その分仕事を効率化するサービスが付帯しています。

本業に集中したい方にはおすすめです。例えば、トナーが切れそうになったら自動で配送、故障発生時にはサービススタッフが駆け付け修理、インターネットで自動アップデートなどです。

浅間商事では、キヤノン、ゼロックス、エプソンの複合機を取り扱っています。複合機は一度購入すると5年以上使う機械です。複合機導入をご検討の際にはぜひお気軽にご相談ください。