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デジタル化、DX（デジタルトランスフォーメーション）というキーワードが浸透し、大企業にとどまらず中小企業でも何をすべきかの検討が進み始めています。
トランスフォーメーションとは、変革であり、お客さまのビジネスを大きく変えるものです。そのため、お客さまのビジネスにおいて「DXとはなにか」、その全体像を描くことは大変重要です。
しかし、一つ一つの業務における課題を新しいデジタル技術で解決していき、結果「自社の効率化」を「お客様体験の向上」、そして「収益の向上」につなげることはDXと呼べるのではないでしょうか。また、アナログをデジタルに変えることだけでなく、デジタルの中でもさらに進化した技術を取り入れていくことも進化であり、DXへとつながっていきます。
浅間商事は、従業員数60名・平均年齢47歳の老舗中小企業として、試行錯誤しながらもさまざまなデジタル化を実現させてきました。複合機の販売から、IT機器の販売、そしてクラウドの販売へと取扱商品・サービスも変化を続けています。
本シリーズでは、浅間商事が考える中小企業のデジタル化についてご紹介いたします。
部門別に、具体例を挙げながら共有してまいりたいと思います。
第1回は「営業部」編です。
「営業部」のデジタル化ポイント7つ
営業部にはどのような行動、アクションがあるでしょうか。そこからデジタル化のポイントを探してみましょう。
営業部のアクション例
- 調査・事前ヒアリング
- 商談
- 提案見積もり作成
- 契約締結
- 商品発注
- 設置設定
- 納品
- メーカー・リース会社との契約
- 請求
- アフターフォロー
デジタル化ポイント1：活動管理、商談管理、顧客管理
- クラウドサービスで顧客管理を社外でも閲覧・入力可能に
営業活動の基本は活動管理、商談管理、顧客管理です。
EXCELを使っている会社、販売管理ソフトを使っている会社などさまざまですが、クラウド化することで外出先で確認や入力ができるようにしましょう。できれば、より手軽でスピーディーなスマホ対応にすることがおすすめです。
会社に帰ってからしかできない状況ですと、情報共有スピードが遅くなりお客様対応スピードも遅くなりますし、抜け漏れや省略が多くなったり、残業時間が増えてしまったりしてしまいがちです。
月額一人1,000円ほどの安価なクラウドサービスも出てきています。
導入商品・サービス例：
- クラウドサービス利用で社外でも閲覧入力可能に：
SharePoint Online（シェアポイント オンライン）、Sales Force Assistant（セールスフォースアシスタント）など
デジタル化ポイント2：連絡（電話、メール）
- 電話は固定電話からスマートフォンへ
- メールはクラウドメールを活用
業務における連絡手段は、電話およびメールという会社が多いと思います。
電話はオフィスの固定電話、メールはプロバイダーのメールやメールサーバーを使っている、という方には、スマートフォンとクラウドメールのご利用がおすすめです。
スマートフォンであれば、外出先やテレワーク時に業務の通話ができるのはもちろん、クラウドPBXの導入で固定電話の番号をスマートフォンで受発信することもできます。社内（組織内同士）の通話も無料にすることができるため、内線としても利用できます。
さらに、ネットやアプリの利用はもちろん、テザリングでパソコンやタブレットなどをネット接続することもできます。
また、メールをクラウドメールにすれば、パソコンだけでなく、スマートフォンやそのほかの端末からもメールの送受信が可能になります。社内用と社外用と2つのメールアドレスを使っているという方も散見されますが、その必要もなくなります。
固定電話や会社のパソコンに縛られることなく、効率よく営業活動に取り組めるようになります。
導入商品・サービス例：
- スマートフォン：iPhone、Android各種端末
- クラウドPBX（電話の主装置をクラウド化）：INNOVERA（イノベラ）
- クラウドメール（メールサーバーをクラウド化）：Exchange Online（エクスチェンジオンライン）
デジタル化ポイント3：訪問、商談
- クラウドサーバーで資料を持ち運ぶ
- Face to Faceの会話はWEB会議（ビデオ通話）に
お客さまの元での調査やご提案、訪問もしくはご来社いただいての商談など、営業活動ではFace to Faceでのコミュニケーションが欠かせません。
お客様訪問の際、資料はどうしていますか。これまでは印刷して持っていくことが一般的でしたが、クラウドサーバーがあれば、データを持ち運ぶことが簡単になります。
資料は、訪問先でパソコンやタブレットなどにデータを表示させます。クラウドに保存されているものであれば、最新・かつ大量のデータを扱うことができますし、その場で修正や更新があれば、変更してお客さまに共有することもできます。
また、なかなか行けない遠隔地のお客さまとの関係づくりや、訪問するまでもないけれど電話やメールでは不十分……といった状況では、WEB会議ツールがおすすめです。
WEB会議であれば、お互いの顔やパソコンの画面などを見ながら、通話、テキスト、ファイルのやり取りが可能です。移動の時間やコストの削減、さらにスケジュール調整の迅速化にもつながり、結果お客さまとのコミュニケーションの頻度を上げることにもつながります。
導入商品・サービス例：
- クラウドサーバー：SharePoint Online（シェアポイント オンライン）など
- WEB会議ツール：Teams（チームズ）、Zoom（ズーム）など
デジタル化ポイント4：移動
- クラウド運行管理サービスで車両移動の効率化
ある調査では営業の労働時間の3～40％が移動時間に費やされているそうです。移動時間の削減はお客様対応時間を増やすための重要なポイントです。
車で移動される場合には、ドライブレコーダーや付属の運行管理システムを使い効率化することができます。目的は事故の削減、トラブル発生時の早期解決、違反の削減などです。
労働災害はもちろん防止したいですし、交通違反を繰り返すことで免許停止になり営業活動ができなくなることも防ぎたい、悪質運転を行ったことでクレームが入ってしまうのもなくしたいところです。
最近は、損害保険会社さんが低価格のサービスを提供し、さらに導入することで保険料も下がることもあるようですので導入しやすくなっています。
また、各車両につけたドライブレコーダーが携帯の電波で常にクラウド上の運行管理サービスとつながるようになっているので、自動的に運転日報が作成され、運行状況や位置情報、その日の走行ルートなどをどこのパソコンからも見られるようになっています。
導入商品・サービス例：
- ドライブレコーダー（運行管理サービス） LTE接続対応：Ｆ-ドラ（エフドラ）、SmartDrive（スマートドライブ）など
デジタル化ポイント5：提案・見積作成、受注手配、納品書・請求書
- クラウドサービスで社内承認
- クラウドサービスで電子契約
- FAXの電子化
- 納品書・請求書などの電子化
商談が進めば、提案・見積もりの作成のフェーズに入ります。
もし社内の承認が紙に押印であれば、クラウドツールでの承認フローをおすすめします。
TeamsやSlackのようなビジネスチャットを使えば、資料の添付とそれに対する承認のコメントが迅速にできます。しかも設定次第で社内共有が同時にできますし、データベースとして後から検索することも容易になります。
企業間の契約も、現在はクラウドサービスの普及が進んでいます。双方がオンラインで合意することで、書類の印刷・押印・郵送が不要になり、さらに管理もペーパーレスになります。
また、受発注にFAXを利用しているケースが多くありますが、FAXもすでに電子化が普及しています。受信は、PDF化したものをメールやサーバーで受け取りが可能です。発信も、パソコンの上のデータを直接FAXとして送信することができます。
FAXを電子化すれば、FAX（複合機）本体の場所に縛られなくなるため、外出先や自宅からも業務のFAX送受信が可能になり、迅速な対応が可能になります。
契約およびFAXの受発注は、取引先が対応していないケースなど、必ずしも自社内で完結するデジタル化ではありません。しかしまず自社で取り組み、少しずつでも取引先に広めていけるような進め方もおすすめです。
最後に、納品書・請求書の電子化も進んでいます。e-電子法により、諸条件はありますが、領収書、請求書、納品書などは電子化して保存することが認められています。
導入商品・サービス例：
- 承認フロー：Teams（チームズ）、Slack（スラック）、SharePoint（シェアポイント）など
- 電子契約：クラウドサイン、Docusign（ドキュサイン）など
- FAXの電子化：ビジネス複合機
- 納品書・請求書の電子化：楽楽明細など
デジタル化ポイント6：アフターフォロー
- WEB会議で導入後フォロー
- オンラインフォームやメルマガでアンケートやヒアリング
- 機器のリモート監視
アフターフォローにもさまざまなオンラインツールが役立ちます。
訪問、商談と同様に、WEB会議ツールを使えば、お客さまとのコミュニケーション迅速になります。トラブルも、オンラインのみで解決するケースもありますし、先に状況を詳しく把握しておくことで訪問時の対応の質も向上。
アンケートや納品後のヒアリングには、オンラインフォームツールや、メルマガが役立ちます。特に、これまで紙やハガキなどでアンケートを行っていた企業さまには、オンラインフォームでのアンケート作成・回収がおすすめです。アンケートの作成から回答の回収までがすべてデータで行えるため、迅速・かつ正確なデータ収集が可能になります。
また、浅間商事の事例になりますが、お客さまに導入いただいた機器でリモート監視できるものはリモート化を進めております。ご訪問しなくても、お客さまの機器でトラブル発生時に迅速かつ正確な状況把握ができるようになりました。
導入商品・サービス例：
- WEB会議ツール：Teams（チームズ）、Zoom（ズーム）など
- オンラインフォーム：Forms（フォームズ）、Google フォームなど
- リモート監視：キキNavi（バッファロー社ネットワーク機器）、NETEYE（キヤノン複合機、プリンター）など
デジタル化ポイント7：社内業務
- クラウドサービスで経費、交通費、出張旅費精算
- クラウドサービスで勤怠、残業、有給申請
営業部にとって煩わしいのが社内業務です。
お客様にもっと時間を使いたいのに都度都度こまごまとした業務に時間を取られていては効率的ではありません。また、営業部は外出が多いため、直接アシスタントや経理・人事に書類を渡すタイミングが合わないこともよくあります。
これらの作業もクラウド化やスマホ化することで外出先、お客さま訪問の間などに済ませることができるようになります。月末に慌てて各種申請をまとめて行ったり、交通費申請が遅れ、手持ちのお金が不足してしまたりすることも減るはずです。
導入商品・サービス例：
- 経費、交通費、出張旅費精算：楽楽精算など
- 勤怠、残業、有給申請：X’sion（クロッシオン）など
浅間商事の事例
浅間商事での「営業」活動におけるデジタル化の事例です。
スマートフォン＋クラウドで迅速な連絡
2013年に全社員にスマートフォンを貸与。その後クラウドメールやビジネスチャット（Microsoft 365）も導入したことで、通話だけでなくテキストでの連絡も場所にしばられることがなく、スムーズになりました。
稟議・社内承認といった社内のコミュニケーションも迅速になったため、結果お客さまへのレスポンスも高速化しています。
また、クラウドPBXも導入予定です。導入後は固定電話の番号をスマートフォンで利用できるため、外出先、自宅からも代表電話やコールセンターのフリーダイヤルなど会社の電話を受けることが可能になります。
顧客・商談管理システムもクラウド化を進めています。
会議や訪問はまず「WEB会議」から
2020年の新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて、浅間商事でもテレワークを加速させました。
社内会議やお客さまへの訪問や商談は、まずオンラインを優先。結果、その利便性の高さもあり、2020年4月ごろに月10時間程度だったWEB会議は、1年後の現在は約15倍、月150時間にもなりました。
その他
社用車が30台以上あるため、ドライブレコーダー（運行管理サービス）の導入を進めています。
また、勤怠、残業、有給申請のためのクラウドサービスX’sion（クロッシオン）をテスト運用し始めました。
まとめ：「自社の効率化」は「お客様体験の向上」へ
日々の業務の効率化を実現するデジタル化。本シリーズでは、浅間商事が考える中小企業のデジタル化についてご紹介いたします。
第1回は「営業部」編。営業活動における、デジタル化ポイントを7つご紹介しました。
- デジタル化ポイント1：活動管理、商談管理、顧客管理
- デジタル化ポイント2：連絡（電話、メール）
- デジタル化ポイント3：訪問、商談
- デジタル化ポイント4：提案・見積作成、受注手配、納品書・請求書
- デジタル化ポイント5：アフターフォロー
- デジタル化ポイント6：移動
- デジタル化ポイント7：社内業務
電話や複合機、紙や押印などの「物」によって制約があった活動が、デジタルに移行することで効率的に進められるようになってきました。
そして特に営業活動の場合、デジタル化による「自社の効率化」は「お客様体験の向上」にも直接つながります。
- お客さま対応のスピードが上がった
- うちのことをよくわかってくれている
- 何度も同じことを言わなくて済む
- 最新の多くの情報を教えてくれる など
このような効果が、浅間商事でも見られるようになってきました。
DX、デジタル化、という言葉に高い壁を感じている方々には、ぜひできることから始めてみることをおすすめいたします。
第2回はバックオフィスのデジタル化、「総務・人事・経理編」をお届けいたします。
