今回も株式会社船井総合研究所 IT・セキュリティグループ シニア経営コンサルタントの斉藤芳宜氏にこれからの働き方改革についてお話いただきます。第4回目は働き方改革の前にやっておきたい業務改善についてのお話です。
最近、働き方改革が注目されていますが、中小企業が唐突に働き方改革を取り入れようとしても、業績を落としてしまう可能性が高いので注意が必要です。
例えば残業代削減。残業代を減らして勤務時間内の生産性を高めていこうという発想はいいのですが、生産性を高めることなく残業時間だけ減らしていては、売上は伸びません。
では、何をすべきなのでしょうか？
それは業務改善です。ITを活用して業務を効率化し、生産性を上げることなしに、働き方改革は実現しません。
ぜひ覚えておいていただきたいのは、働き方改革は手段ではなく結果ということです。ITを活用して業務改善できた結果、働き方が変わっている。本来はそうあるべきです。
それが、働き方改革しよう！と働き方改革が目的化してしまうとおかしな話になってきます。
船井総研のIT活用
ちなみに、船井総研でも現在ITを活用した業務改善にチャレンジ中です。
- Googleカレンダーの導入
- TV会議のフル活用
- 出張精算のモバイル入力・閲覧
- 朝礼・幹部講話の映像をクラウド共有
- 採用面接資料をiPadで閲覧
- 役員会資料をiPad/Boxで共有
- 研究会・セミナーテキストのペーパーレス化
一部をピックアップしてご紹介します。
①Googleカレンダーの導入
Googleカレンダーを導入する前は、会社独自の手帳を持っていました。蛇腹式の手帳でスケジュールの一覧性が良く、社員の中でも愛好者が多くいました。
しかし、紙での管理ですからスケジュールを共有することができず、打合せの日程調整をするのが大変でした。以前はメールや電話で何度もやり取りをしていました。
それがGoogleカレンダーを導入することで、スケジュール調整の手間が激減しました。地味ではありますが効果としては非常に大きいです。
②TV会議のフル活用
移動コストというのはバカになりません。また、合わせて移動時間もうまく活用しないと非生産性の時間になってしまいます。TV会議を導入すると、その前後の時間が有効活用できます。
リアルの打合せの場合、少し前に現地についてカフェで時間調整をすることもあります。一方、TV会議の場合は直前まで仕事ができます。TV会議をフル活用すると、移動コストの削減、スキマ時間の有効活用ができ、時間当たり生産性を高めることができます。
④朝礼・幹部講話の映像をクラウド共有
以前は出張精算の承認を会社のPCで行う必要がありましたが、外出先でもスマートフォンで手軽に確認・承認ができるようになり、スキマ時間の有効活用ができるようになりました。
また、朝礼や幹部講話、各種研修の動画をクラウドで共有することで、こちらもスキマ時間を使って閲覧することができるようになり、とても効率が上がっています。
⑦研究会・セミナーテキストのペーパーレス化
船井総研はセミナーのテキスト、コンサルティングの報告書など非常に多くの紙を使う会社でしたが、急速にペーパーレス化を進めています。
具体的には、採用面接時の履歴書などの資料や役員会で使う資料、定期的に開催している業種別経営研究会、年1000回ほど開催するセミナーのテキストなど。紙代・コピー代の削減はもちろん、紙で用意する手間が大幅に削減されました。
これらのことは決して難しいことではありません。中小企業でも取り入れられることも多いのではないでしょうか。
ぜひITを活用した業務改善を行い、生産性を高め、あなたの会社の働き方を変えてください。
株式会社船井総合研究所
IT・セキュリティグループ
グループマネージャー/シニア経営コンサルタント 斉藤芳宜氏
IT企業コンサルティングチームにおいて、即時業績アップにつながるコンサルティングを得意とする、IT ・ソフト開発会社専門コンサルタント。「答えは現場にしかない」という信念のもと、年間250日以上を現場での調査と業績アップ支援に充てている。(出典：船井総合研究所 )
