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こんにちは、浅間商事です。
今回は中小企業の皆さまにとって重要なテーマのひとつ、「電子帳簿保存法（以下、電帳法）」についてお話します。
今後の対応に迷われている方、ぜひご覧ください！
電帳法とは？
電帳法とは各税法で定められた帳簿や決算書などの書類を電子データで保存する場合のルールを定めたものです。
1998年に施行され、時代に合わせて何度か改正されています。
従来は紙媒体で保存することが義務付けられていたものも、電帳法により電子データでの保存が認められるようになりました。
書類の保管スペースの削減の一助となるなど、企業活動を便利にすることを目指した法律です。
しかし電子的に保存するためには一定の条件を満たす必要があるなどの理由から、あまり活用されていませんでした。
そこで、活用を促進する目的で2022年に大幅な改正があり保存条件が緩和されました。
2023年12月31まで設けられていた猶予期間も終了し、2024年1月1日に完全義務化されました。
今回の改正では、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、電子データのまま保存することが求められます。
保存の主な条件はこちらの2つです。
- 改ざん防止のための措置をとる必要があります。
- 「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
参照：国税庁パンフレット
中小企業に最適な対応は？
企業が電帳法に対応するには、どのような方法があるのでしょうか。
大きく分けると、以下の3つの方法があります。
- 会計ソフトの電子帳簿保存機能を利用する
- 電子帳簿保存専用のサービスを利用する
- 保存条件を満たすような設定や運用で既存のＮＡＳやファイルサーバー・クラウドストレージを利用する
①会計ソフトの電子帳簿保存機能を利用する
中小企業にとって最適な方法は「会計ソフトの電子帳簿保存機能を利用する」ことだと考えます。
必要最低限の手間と金額で、法律に準拠した保存機能を利用することができるからです。
浅間商事では電帳法対応オプションが用意されているPCA、OBCの勘定奉行、応研の大蔵大臣を主におすすめしています。
②電子帳簿保存専用のサービスを利用する
使用している会計ソフトに電子帳簿保存機能が無い場合や、会計ソフトを導入していない場合には「電子帳簿保存専用のサービスを利用する」ことがおすすめです。
浅間商事では複合機のスキャン機能とも連携ができる『NI Collabo 360』の電帳法ストレージなどをおすすめしています。
③保存条件を満たすような設定や運用で既存のＮＡＳやファイルサーバー・クラウドストレージを利用する
保存する書類が少ない場合はこの方法でも対応は可能ではありますが、ファイル名に「日付・金額・取引先」を手入力しなければならない、改ざん防止のための措置をとらなければならないなどといった手間と課題が残ります。
迷ったら「AI OCR機能付き」がおすすめ
どのサービスを使うのがよいか迷った際には、AI OCR（文字認識機能）機能が優れているものを選ぶことをおすすめします。
AI OCRを使うと、電子書類や複合機などでスキャンした書類に記載された「日付・金額・取引先」を自動で読み取り・データ入力してくれます。
手入力の手間が省けて国税庁の指定する条件もクリアできるほか、後々の検索も容易になりますので便利です。
AI OCRの性能は各社様々ですので、比較してみて納得のいくサービスを選ぶことが大切です。
まとめ
2024年1月1日に電帳法が完全義務化され、税法上必要な電子データは電子保存することが求められるようになりました。
中小企業に特におすすめの対応は、こちらの2つです。
- 会計ソフトの電子帳簿保存機能を利用する
- 電子帳簿保存専用のサービスを利用する
浅間商事では、どちらの対応もお手伝いしております。
電帳法に関するご相談やご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
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