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働き方改革の必要性が叫ばれるようになり、ICTツールを活用した生産性向上が中小企業にも求められています。しかし、現実的には次のようなことを感じていませんか？
「どのICTツールを活用すればいいのか分からない」
「以前にICT活用に取り組んだが、定着しなかった」
「勧められてICTツールを導入したが、全く活用できていない」
ICTを導入するためにはコストがかかります。また、社員全員にICT活用を浸透させるのには大変な労力がかかります。ICT導入を躊躇してしまう気持ちもよく分かります。
そんな方にICT活用のファーストステップとしてお勧めしたいのが、マイクロソフト Office 365のコミュニケーションツール”Teams”の導入です。”Teams”とは簡単に言うとビジネスチャットとビデオ会議を行うことができるツールです。
弊社では社内での連絡はメールを一切使わず、すべてチャットで行っています。また、対面で行う会議を減らしてビデオ会議を増やしています。
浅間商事では5年間で残業時間が11%減少しながらも業績を124%アップすることができましたが、コミュニケーションツールの”Teams”の貢献によるところが大きいです。
シンプルな機能のICTツールなので、「活用しきれなかった…」というリスクも低いです。実際にコミュニケーションツールの活用で生産性向上に繋がったシーンをご紹介いたします。
①ビデオ会議で移動時間と移動のストレスを削減
浅間商事には東京、埼玉、栃木に4つの拠点があります。以前は会議を行うために各拠点から東京上野にある本社まで参加者に集まってもらっていました。栃木や埼玉からは片道1時間も移動時間がかかります。
現在では、下記の会議をほとんどビデオ会議に移行しました。
毎月のマネージャー会議、３ヵ月に１回のサービス会議
→移動時間を８時間削減
| 支店 | 移動時間(往復) | 参加人数 |
|---|---|---|
| 埼玉本店 | 80分 | 3名 |
| 所沢支店 | 120分 | 1名 |
| 宇都宮支店 | 120分 | 1名 |
マネージャー会議については四半期の初期は本社に集まっていますが、それ以外は基本的にビデオ会議で行っています。移動時間が減ったことで残業が減ったのはもちろん、移動に伴うストレスも無くなりました。
ビデオ会議にすることで会議の質が落ちないかは気になるところかと思いますが、そんなことはありませんでした。音声はクリアに聞こえますし、画面上でエクセルやワードなどを同時編集できるので、資料を使って打ち合わせにもストレスを感じません。
②社内コミュニケーションのスピードアップ
社内コミュニケーションをメールからチャットに移行して感じているのは、返信速度が速くなり、コミュニケーションスピードが上がったことです。体感では3倍くらいの速度になったと思います。社員に返信速度が上がった理由を聞くと下記のような理由でした。
- メール件名や「お疲れ様です。」といった前置きが必要ない
- 心理的にメールよりもチャットの方が敷居は低い
- メールは複数の情報を1つのメールにまとめないと失礼だと感じてしまうが、チャットは1つ1つの情報ごとに発信できる
- メールと違って送信後に編集ができるので、過度に慎重にならない
- いいねボタンがあるので、簡単な確認事項であれば、わざわざ「承知いたしました」「了解」といったコメントをしなくても、ポチっと押すだけで済む
今までは同僚からの返信が遅かったために、仕事が進まず残業をするといったことがありました。現在はそういったことは減ってきています。
③会議が無くなった！短くなった！
チャットを社内コミュニケーション手段として取り入れてから、チャットでのコミュニケーション量が増え、スピードアップしました。その結果、無くなった会議と短くなった会議が多くあります。
以前は会議の場で報告や集計作業をしていたのですが、報告や集計は事前にチャットで済ませることができたからです。
昔はマネージャー会議を朝から晩まで８時間かけていたこともありましたが、今は１時間で終わっています。
また、毎月開催していた新商品情報や営業進捗を確認する販売会議は、今は半年に１回です。グループチャットで「確認しておいてください」と資料を添付するだけで十分になりました。
④社内の風通しが良くなった
メールは直接的な関係者しか宛先に入りませんが、チャットでは部署を超えて社内のコミュニケーションを把握することができます。自分の業務には直接的に関りの無い情報も入ってくるようになったので、隣の部署が何をしているかが見えるようになり、お互いに関心を持つようになり、部署を超えたコラボレーションも増えました。風通しも大変よくなりました。
⑤クラブ活動チャットでコミュニケーションが円滑に
浅間商事には”近況報告・クラブ活動”という、仕事とは関係の無い情報をやり取りするチャットがあり、全員が参加しています。最近では、休日のオフショットの投稿や趣味の情報交換、珍しいクワガタムシの写真投稿などが行われています。
社員が増え、拠点が分かれると、社員間のコミュニケーションが希薄になってしまいがちです。しかし、サークル活動チャットで、同僚の職場では見られない一面を見ることで、話しかけるきっかけとなり、良好な人間関係の構築にも役立っています。
社内コミュニケーションツールとしてチャットやビデオ会議を導入して一番喜んでいるのは、社長である私かもしれません。社長が出るべき会議も減り、空いた時間で未来のことを考えられるようになりました。
また、会わなくともコミュニケーションは取りやすくなったと感じています。社員同士が以前よりも気楽に楽しくコミュニケーションを取れているのが何よりもうれしいですね。
まずは、ビジネスチャットとビデオ会議によるコミュニケーション改革から、生産性向上に取り組んでみてはいかがでしょうか？
浅間商事では、中小企業の働き方改革の実践事例を見学できる場として、見学ツアーを常時受け入れています。ビデオ会議やチャット以外のICT活用による生産性向上の実践事例もご覧いただけます。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
（※オフィスツアーは、当社とお取引のある企業さま、今後お取引を希望される企業さま、入社を希望される方のみを対象としております。大変恐れ入りますが、該当しないお申込みに関しては、お断りさせていただく場合がございます。）
代表取締役社長 柳沢 太一
