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皆さまの業務で、欠かせないIT/OA機器はなんでしょうか？
パソコン、インターネット、各種ソフト、複合機など、いろいろ挙げられると思いますが、「電話」も必須の仕事道具の一つではないでしょうか。
コロナ禍で、浅間商事のお客さまの間でも、ビジネスチャットなどの新しいコミュニケーション手段が急速に普及しました。しかし、「電話」を完全に手放すお客さまは、まだいらっしゃいません。
そして、電話は電話の進化を続けており、浅間商事もお客さまにその進化に沿ったご提案をしております。
今回は「オフィスの電話」にスポットを当て、便利な機器やツールをご紹介いたします。
「オフィスの電話」の歴史
そもそも、家庭の電話とオフィスの電話の違いは何でしょうか。
家庭用の電話機は通常、1回線につき電話機1台です。
しかし、オフィスでは複数の社員が電話を利用するため、人数分の回線と電話を用意するのは大変です。
また、家庭用電話機は他の電話機で受けた電話を転送できないため、電話を受ける人はその電話機まで移動する必要があります。さらに、社内での通話は外線同士になるため、通話料が発生します。
1，2名のオフィスでしたら家庭用でも事足りる可能性がありますが、5名以上で電話を頻繁に使用する場合、家庭用電話機の業務利用はあまり現実的ではありません。
このような状況を解決したのが、ビジネスフォンと呼ばれる業務用の電話です。
主装置※と呼ばれる機器を設置し、この主装置で社内の複数の電話機をコントロールします。（※電話回線の交換機。大規模なものはPBXと呼ばれます。）
- 内線と外線がある
- 外線を保留後、他の電話機に転送することが可能
- 複数の外線（回線）の振り分け設定も可能
- 内線同士は通話料が発生しない など
現在、多くの企業でこのビジネスフォンが利用されています。
また、オフィスの電話は、電話機だけでなく電話回線にも進化の歴史があります。
かつての電話回線は通話のみが目的の回線でした。
その後、電話回線は通話以外にもFAXやインターネットといった通信にも使われるようになり、「ISDN回線」、「ADSL回線」が登場。そして現在の「光ファイバー」へと進化しました。
インターネットのために、光ファイバーを導入されたお客さまも多いと思います。
「ひかり電話（光電話）」は、光ファイバーのみでインターネットと電話を利用できるサービスで、従来の電話回線が不要になります※。停電時などネットが不通になると使えないデメリットがありますが、料金や配線などの面でメリットがあります。
このような光ファイバーを利用した電話が、家庭だけでなくオフィスにも普及し始めています。
※「ひかり電話（光電話）」と「IP電話」について
「IP電話」とはインターネットを利用した電話で、複数のサービスがあり、「ひかり電話（光電話）」は「IP電話」の一つです。ケーブルテレビ、ISDN/ADSLといった電話回線、モバイルなど、光ファイバー以外の回線を使った電話も「IP電話」と呼ばれますし、アプリでの通話も、広義では「IP電話」です。
主にプロバイダなどが提供している「050」で始まるIP電話サービスは、フリーダイヤルや110番、119番などの緊急通報などに発信できないデメリットがあります。
一方で「ひかり電話（光電話）」は、NTT東/西日本などの回線業者が提供しているサービスで、かけられない特殊番号は限られており、かつ固定電話と同じ電番号を利用できるのがメリットです。
「オフィスの電話」に便利なあれこれ5選
長い間、ビジネスフォンがオフィスの電話の主流でした。
今後もしばらく、ビジネスフォンの利用が続くと思われますが、近年さまざまな電話やFAXに関する新しい技術も登場しています。
これらの新しい技術についてご紹介してまいります。
迷惑電話/FAX対策（トビラフォンBiz）
営業電話、業務に関係のない迷惑電話、チラシFAXなどにお悩みではないでしょうか。オフィスの電話への迷惑対策機器が人気です。
少人数の事務所の場合、経営者の方自らが迷惑電話に対応することになり、負担を感じられるケースがあります。
また、専門性が高い業界の場合、やはり専門家の方が本来の業務とは関係のない迷惑電話に時間を取られることにお悩みと聞きます。
浅間商事では、このような迷惑電話/FAX防止に「トビラフォンBiz」をおすすめしております。
自社で着信・着信拒否・発信制限のルールを設定するだけでなく、独自のデータベースで未知の迷惑電話番号まで拒否します。
浅間商事でも取り扱いがございますので、詳細はお気軽にお問い合わせください。
受信FAXの電子化
コロナ禍で、「FAX受注しているので、出社が必要」というご相談を多数いただきました。
FAXは電子化できます。
- 複合機のFAXをメールに転送
- 複合機のFAXをNASやファイルサーバーに転送し、VPN接続して閲覧
- 複合機のFAXをクラウドストレージに転送
1のメールの場合、個人の社用アドレスだけでなく、グループアドレスへの転送も可能です。
浅間商事ではコロナ禍のテレワークで、一部のメンバーが2の方法を活用していました。今後は、クラウドストレージへ移行予定のため利用しませんが、お客さまの間でも一番ご利用が多い方法です。
3のクラウドストレージへの転送は、使うツールによっては月額費用がかかります。
なお、メールやストレージをクラウド化していれば、受信FAXをスマートフォンなどパソコン以外の端末で確認することもできます。受信したFAXを外出先で見たい場合は、スマートフォンとの組み合わせで実現します。
FAXに限りませんが、紙の電子化（ペーパーレス）は働き方の柔軟性を高めてくれますので、おすすめです。
お客さま事例：【空調設備工事業】会社と現場との連携およびデータ共有に、モバイル端末をご活用。NASをVPN接続設定。外出が多いため、スマートフォンやタブレットで移動中や現場でデータやメールの確認をしている。会社で受信したFAXもタブレットで確認。
外出時の電話＋業務（スマートフォン）
オフィスの固定電話に加え、スマートフォンの利用が中小企業の間でも広がってきました。
以前は、外回りの方のみに携帯電話を貸与されるケースが大半でした。外出時に連絡を取る手段として、携帯電話による通話しかなかったのがその背景です。
しかし、テレワーク需要の高まりや、災害時の緊急連絡手段として、全社員への携帯電話貸与が増えております。バックオフィスの社員にも、在宅勤務のために貸与するケースなどです。
また、アプリ利用やデータ通信が可能なスマートフォンの利便性に注目が集まっています。
- パソコンと同じメールの送受信がスマートフォンで可能。
- WordやExcelといった資料のスマートフォンから確認できる。
- 万が一パソコンにトラブルがあっても、クラウドのデータをスマートフォンから確認可能。
- 外出時やネットのトラブル時、テザリングでモバイルWi-Fi代わりになる。
スマートフォンの機体は、少し前のモデルであれば安価で購入できます。また、法人契約の場合、個人契約よりも月額料金も安くなることが多いです。浅間商事も、コストを削減しながら全社員にiPhone貸与が実現しました。
さらに、Teamsをはじめとしたクラウドアプリとの併用で、コミュニケーションの速度、密度、柔軟性が高まります。
最近では個人スマートフォンからの情報漏えい対策や、クラウドサービスの多要素認証用に、導入されるケースもあります。
お客さま事例：【建設・設備工事】社員全員に法人用スマートフォンを貸与。以前は個人携帯を利用しており、あいまいだった経費と端末の管理ができるように。また、スマートフォンで作業現場の映像を社内メンバーで一斉に見られるようになり、作業の正確性や現場の状況を共有できるようになった。
固定電話が不要に（PCフォン・ソフトフォン/スマホアプリ）
アプリ（ソフトウエア）で通話する仕組みも増えてきています。
プライベートでスマートフォンにIP電話アプリを入れたり、LINEなどのチャットアプリで通話したりしている方も多いのではないでしょうか。
このような個人向けのサービスと仕組みは同じで、パソコンやスマートフォンにインストールしたアプリ経由で通話を行います。
パソコンの場合、パソコンにヘッドセットを付けて会話ができます。スマートフォンであれば、アプリを立ち上げてそのままスマートフォンで通話をします。
いろいろなサービスが出ておりますが、ビジネスチャットを使った通話（Teams、Slackなど）もソフトフォンと呼べるでしょう。
メリット
- 通話料が固定電話より安価
- 電話機・電話回線が不要になり、オフィスがすっきりする
- 移転時やレイアウト変更の際も電話の配線工事が不要
デメリット
- 回線状況で通話品質が不安定になることがある
- パソコンやスマートフォンでの通話に慣れない、電話機が良いケースも
ビジネスチャットでの通話は、チャット画面で情報を確認しながら会話するため、電話は別の方が話しやすいといったケースもあるようです。
メリット・デメリットをご理解いただき、お客さまの業務に合った導入・運用がおすすめです。
お客さま事例：【新規起業】Microsoft 365を導入。Teamsと連携できるUniTalkも契約し、Teamsで外線電話の発着信をしている。電話機および電話回線が不要に。
主装置をクラウド化（クラウドPBX）
ビジネスフォンの主装置（PBX）をクラウド化した仕組みです。コロナ禍でお問い合わせが増え、浅間商事でもお取り扱いを開始しております。
クラウドPBXにより、ネットに接続できる機器や場所があれば、この主装置/PBXの機能を、どこでも利用できるようになります。
仕組み
- 主装置（PBX）をクラウド化。
- 電話回線の代わりにインターネット経由で主装置機能と電話がつながる。
- 社内に物理的な機器（主装置）がなくなり、ネット経由で固定電話の設定を行う。
メリット
- 固定電話を社内、社外問わず受発信できるようになる。
- 内線はもちろん、固定電話への電話を社外のスマートフォンに転送可能。
- 災害で会社の主装置や電話に被害があっても、社外で固定電話の対応が可能。BCP対策にも。
- ガイダンスや文字おこしなどの機能が豊富で、従来の主装置より機能強化も頻繁。
デメリットは、インターネット回線を使うため、通話品質が従来の電話回線より劣ることがある点です。また、スマートフォンを利用する場合、利用料が別になる場合があります。
通話品質は、お客さまの環境によって異なるため、ご興味のあるお客さまにはご相談いただけますと幸いです。
浅間商事自社事例：一部にクラウドPBX「INNOVERA（イノベラ）」を導入。これまで会社でしか受けられなかった番号を、テレワーク時に社外でも受けられるようになった。また、以前より電話に関して取れるデータが増えた。会話の文字おこし機能や、ガイダンス機能なども簡単に設定できるようになり、今後さらなる活用も検討中。
まとめ
オフィスで欠かせないIT/OA機器の一つである「電話」。
今回は「オフィスの電話」にスポットを当て、便利な機器やツールをご紹介いたしました。
オフィスの電話は、長らくビジネスフォンが中小企業でも活用されてきました。
電話機だけでなく、電話回線も進化を続けています。従来は通話のみの利用でしたが、FAXやインターネットといった通信でも利用されるようになり、現在は光ファイバーを利用した「ひかり電話」や「IP電話」も普及し始めています。
このような「オフィスの電話」の進化の過程で、近年さまざまな技術が登場しています。
便利なツールとして、次の5つを事例とともにご紹介しました。
- 迷惑電話/FAX対策（トビラフォンBiz）
- 受信FAXの電子化
- 外出時の電話＋業務（スマートフォン）
- 固定電話が不要に（PCフォン・ソフトフォン/スマホアプリ）
- 主装置をクラウド化（クラウドPBX）
これらのサービスは、お客さまからのご相談をいただき、その課題に合わせたご提案をしてまいりました。
ビジネスにおいて電話は、引き続き欠かせないコミュニケーション手段の一つと考えております。「オフィスの電話」のお悩みも、浅間商事にぜひお気軽にご相談ください。
