業界別シリーズとして、業界ごとのICT活用、デジタル化の課題・対策、そして事例をご紹介いたします。
同じ業界はもちろん、他業界の皆さまにもより具体的に、自社に役立つデジタル技術や手法のヒントが見つかるかもしれません。
これまで、次の業界のデジタル化事例をご紹介してまいりました。
今回は【デザイン・印刷業界】編です。
デザイン業界という言葉は幅広い会社を指しますが、本記事は印刷業界をメインとし、印刷業界の中でのデザイン業務、他業界でもデザイン業務が重要な企業の事例を含めて執筆しております。
デザイン・印刷業界の課題
印刷業界の課題の一つに、市場が縮小傾向にあることが挙げられます。
2021年8月13日に公表された「2020年工業統計調査 産業編」（経済産業省）によると、出荷額は4兆9,981億円。2009年の出荷額は6兆3,205億円に比べ、10年間で1兆3,224億円の減少となっています※1。
背景には紙媒体の減少や、ペーパーレスの普及、環境対応などがあります。コロナ禍ではデジタル化がさらに進み、その影響も受けました※2。
「印刷業界におけるデジタル印刷に関するアンケート調査報告書（2021年度 概要版）」（一般社団法人 日本印刷産業連合会 P13、P20）※3によれば、マーケティングの強化、受注プロセスのIT化、オペレーションの効率化など、本業界の収益性や将来性についての課題解決の模索がうかがえます。
今後は新しいマーケティング活動だけでなく、自社の技術やデザイン力など強みを生かしたサービス・商品開発、ITを駆使した新しい業態への転換など、さまざまなチャレンジが必要になる業界と考えられます。
※1：年次動向概要（一般社団法人 日本印刷産業連合会）
※2：コロナ禍で「ペーパーレス」加速、印刷業のコロナ破たんがジワリ増加
※3：印刷業界におけるデジタル印刷に関するアンケート調査報告書（2021年度 概要版）公表（一般社団法人 日本印刷産業連合会）
デザイン・印刷業界のデジタル化3つの視点
デザイン・印刷業界の課題とデジタルでの解決策をご紹介します。
浅間商事は、お客さまの業務プロセスのデジタル化提案を得意としております。本記事では、次の3つの視点から解説いたします。
- 営業
- デザイン・制作
- データ管理
営業
営業・受注から納品・請求に至るまで、営業活動の効率化ポイントを知りたい。
【浅間のご提案】
営業プロセスのデジタル化による効率化のポイントは、他業界と共通点が多いと考えております。
ゲラのお届け、仕上がり確認といった、現物が必要な作業は難しいケースもありますが、一部でもデジタル化を進めることで、営業業務全体の効率化をおすすめします。
デジタル化ポイントの例
- 電話・メール・FAX
- 商談・訪問
- 承認・経費精算など
電話・メール・FAX
電話とメールには、法人向けスマートフォンの導入と、クラウド化をおすすめしています。また、FAXも電子化が可能です。
電話
外回りの方に携帯電話の貸与は一般的ですが、さらに「クラウドPBX」を導入すれば、固定電話の受発信がスマートフォンからもできるようになります。外出先でも固定電話を受けたり、転送を受けたりすることができるようになり、オフィスにしばられることが少なくなります。
メール
Microsoft Exchange OnlineやGmailといった「クラウドメール」を導入すると、パソコンとスマートフォンでメールを同期できるため、メールの確認や送信のために毎回パソコンを開くといった手間が少なくなります。
また、本業界では、サイズが大きいデータをやり取りすることがあります。Exchange Onlineであれば、１メールにつき150MBまでの添付ファイルの送受信が可能。また、メールフォルダの容量はメールフォルダの容量は一人50GBと大容量です。
もし、送信先が重いファイルを受信できない、さらに大きいファイルを送りたい場合などは、「おてがる！コワークドライブ」といったクラウドストレージの活用がおすすめです。ダウンロードできる人や、ダウンロード期間を制限することで、安全にデータを共有できます。無料の類似サービスもありますが、セキュリティなどが保証されていないため、信頼を損なわないためにもおすすめしません。
なお、事例としては減ってきましたが、USBメモリやHDDドライブなど、外部記憶装置の持ち歩きは、盗難や紛失による情報漏えいの危険性があります。ウイルスをお客さまに渡してしまったり、受け取ってしまったりする可能性もありますので、おすすめしません。
FAX
受発注にFAXをご利用のお客さまには、「FAXの電子化」がおすすめです。受信FAXを紙で出力せず、PDFにして共有ストレージに保存したり、メール転送したりすることで、外出先からも内容を確認できます。
リモート化が進んでオフィスのデスクに縛られることが少なくなり、客先から客先に直接移動するなど、効率的な営業活動が実現します。
商談・訪問
Web会議（ビデオ会議、リモート会議）の活用をおすすめしております。
Web会議は移動が不要になるため、移動の時間、労力、コスト（交通費）の削減が見込めます。また、移動時間の削減により訪問日時の調整もしやすくなるメリットがあります。
近年、急速に普及したため、お取引先もすでに慣れているケースが増えており、導入だけでなく運用のハードルも下がっている印象です。
浅間商事ではMicrosoft Teamsをおすすめしております。その他のツールも、画面共有、データ共有、録画など、機能や使いやすさが年々進化しています。
デスクトップの共有機能や、高性能なWebカメラの活用で、デザイン案やサンプルを、いち早くお客さまに共有できるようになります。
承認・経費精算など
社内承認、契約、納品書や請求書、そして経費精算も、デジタル化が浸透し始めています。
電子契約、基幹（経理）系は、自社に合ったツールを、ぜひ比較検討してみてください。クラウド対応していれば、在宅勤務やリモート対応も可能になります。
また、社内承認には、TeamsやSlackなどのビジネスチャットがおすすめです。
浅間商事でも、簡易的な承認の多くをTeamsで行っています。いつ、誰が、どんな内容に承認をしたかの記録を残せます。この承認スタイルにより、ハンコ（押印）レスだけでなく、それに伴ってペーパーレスも急速に進みました。
以上が営業プロセスに対するデジタル化ポイントです。営業のデジタル化については下記の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
日々の業務の効率化を実現するデジタル化。本シリーズでは、浅間商事が考える中小企業のデジタル化についてご紹介いたします。第1回は「営業部」編。営業活動における、デジタル化ポイントを7つ解説いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
デザイン・制作
デザイン・制作業務で、効率化に役立つツールはありますか？
【浅間のご提案】
グラフィックデザイン、Webデザイン、プロダクトデザインなど、デザインの対象によって、よく利用されるツールが異なるかと思います。
浅間商事では、デザイン・制作業務の効率化ではなく、業務プロセスについて次のようなご提案があります。
- コミュニケーション（Teams）
- スケジュール共有（Exchange Online）
- プロジェクト/タスク管理（Planner）
デザイン・制作業務は、営業もしくはお客さまから直接ヒアリングし、制作および修正を決められた期限内に行う、といった工程が多いかと思います。
これらのプロセスで、情報共有、スケジュール共有、プロジェクト管理などの「業務の進行」のデジタル化がおすすめです。
Microsoft 365で利用できるTeams、Exchange Online、Plannerを例にご紹介します。
コミュニケーション
社内の情報共有に、ビジネスチャットがおすすめです。
たとえばTeamsで、チーム、プロジェクト、プロダクト、といった単位でチームを作成すれば、関連したテーマで社内のコミュニケーションを集約し、情報をまとめられます。
営業が、お客さまからヒアリングした情報を、客先からスマートフォン＋チャットで連絡することで、帰社する前に社内のデザイン・制作部門や社長に情報を共有できます。浅間商事のお客さまでも、このようなビジネスチャットの活用により、デザインのスピードを短縮できた事例があります。
また、Web会議機能をもったツールも多いので、社内、社外問わずオンラインで打ち合わせが可能になります。
社内だけではなく、お客さま（外部）とのコミュニケーションにビジネスチャットを使うケースも増えています。継続的なお取引がある場合、お客さまとの情報共有、ファイル共有、履歴管理などに、ビジネスチャットの導入もおすすめです。
スケジュール共有
Exchange Onlineでは、社内のスケジュール共有ができます。
- あのお客さまが来社していたのなら、社長も挨拶したかった
- 営業がA社さんに訪問するのなら、デザイン部門もあの件を聞いて欲しかった
- デザイン部門の～さんがいつまで休みなのかわからない……
このような経験はないでしょうか？
スケジュールに仕事内容を入れることで、プロジェクト管理や進捗の共有にも役立ちます。全社員のスケジュールが共有できれば、このような無駄が減り、社員のさまざまな活動を効率化できます。
特に小規模なチームで、プロジェクト管理ツールは必要ない場合、スケジュールにタスクを入れることでお互いの進捗を共有する、といった使い方もあります。
プロジェクト/タスク管理
複数のメンバーがかかわり、長期にわたる業務の場合、プロジェクト/タスク管理ツールの活用がおすすめです。
ツールによって特色が異なるため、自社に合ったものを選ぶ必要がありますが、浅間商事ではMicrosoft 365で利用でき、Teamsとも連携しやすいMicrosoft Plannerを利用しています。
誰がいつまでに何をやる、といったタスクの管理だけでなく、その後の進捗の共有・確認などを効率化できます。期限が近づいたら通知を送信する、といったリマインド機能もあります。
【事例付き】中小企業の「Microsoft Planner活用術」3選
Microsoft 365のタスク管理ツール、「Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）」。見た目や操作性がシンプルで、簡易的なプロジェクト管理にも利用できるため、特に中小企業の皆さまにご活用いただきたいツールです。その機能概要と、活用術をご紹介いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
データ管理
制作したデータが社内でうまく管理できていない。過去のデータの整理・保存にも困っている。
【浅間のご提案】
デザイン業務に携わるお客さまから、大変よくいただくお悩みです。
社内でデータの共有がスムーズにできない、ファイルを探すのに時間がかかってしまった……といった状況は、生産性にも影響します。
業務の特性上、扱うデータ量や種類が多いお客さまは多くいらっしゃいます。データは成果物・納品物、そして資産でもあります。納品まではもちろん、納品後も管理が必要な場合は、データ管理は重要なポイントです。
過去のデータをDVD、USB、小型の外付けHDDといったものに各個人が保存し、管理がバラバラのケースが見受けられます。
このような状況のお客さまに、まずおすすめしたいのは、大容量のNASの導入とバックアップ設定です。
- 大容量のNAS
- バックアップ設定
NASは、社内のネットワークに接続することでデータ共有ができるネットワークHDDです。
ファイルサーバーに比べ、管理の手間がかからず、導入コストの低さが特徴です。業界問わず中小企業を中心に普及が進んでいます。
1TB～16TBと、大容量です。そのため、個別に管理してきたデータは、一括管理できます。WindowsとMac、両方のOSに対応可能な機種もあり、社内でOSが混在することが多い本業界でも、スムーズなデータ共有が実現します。
さらに、NASにバックアップ設定することで、より安全にデータを保存できます。HDDは消耗品です。何年も利用していると、壊れて中のデータを取り出せなくなりますので、浅間商事では、NASを導入されたお客さまには必ずバックアップ設定をおすすめしています。
バックアップについて詳しくは、こちらの記事もご覧ください。
（初心者向け）中小企業のバックアップまとめ ～セキュリティ・機器の故障・誤操作・BCP対策に
ファイルの誤操作、機器の故障、セキュリティ対策など、多方面でバックアップの重要性が増しています。バックアップの「321ルール」をベースに、浅間商事おすすめの中小企業向けバックアップ方法や、関連機能を解説しました。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
NASであれば、ネットワークを通じて社内のどの端末からもデータにアクセスできるようになります。
もし、テレワーク等で社外からアクセスしたい場合や、取引先とデータ共有したい場合には次のような方法があります。
- VPN接続
- クラウドストレージやファイル転送サービス
VPN接続を導入すれば、社内のNASに外部から安全にアクセスできます。拠点が複数あるお客さまの場合、異なる拠点からのNASへのアクセスにも利用されています。
VPNについて詳しくはこちらをご覧ください。
【2020年最新版】中小企業向け：導入しやすいテレワークの仕組み3選 ～最も選ばれている「インターネットVPN」編
「導入しやすいテレワークの仕組み3選」。第2回は「インターネットVPN」のご紹介や活用方法です。浅間商事のお客様の中では、一番テレワークでのご利用例が多い技術です。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
また、取引先などの外部にデータを送りたい場合は、クラウドストレージやファイル転送サービスが普及し始めています。
PPAPと呼ばれる「パスワード付きzipファイルを送る行為」は現在、セキュリティ上好ましくありません。代替手段として、クラウドストレージに保存したものを共有、ファイル転送サービスを利用、といった手法が増えています。
なお、浅間商事では、データ保存・共有にクラウドストレージも活用しています。しかしデータ量が多い場合は割高になるため、デザイン関連のお客さまのデータ保存・管理には、NASとクラウドストレージ、両方の利用がおすすめです。
デザイン・印刷業界で導入が多い機器や設備
浅間商事のお客さまで、導入が多い機器や設備、その利用目的についてご紹介します。
- デバイス（PC、Mac、スマートフォン）
- ネットワーク機器（NAS、回線）
- セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
- ITサポート
- その他（ペンタブレット、デザインソフト、複合機、ほか）
デバイス（PC、Mac、スマートフォン）
パソコン、Macは、特に制作業務に携わる方々に高スペックな機種をご相談いただいています。
クリエイティブ職のパソコンスペックは、生産性に直結します。使用者の要望に、できるだけ応えた機器をおすすめしております。
スマートフォンは、外回りの営業職の方はもちろん、特にクラウド対応の業務管理ツールをご利用のお客さまには、内勤の方も含めた全社員への貸与がおすすめです。
2021年通信料値下げ！ 中小企業の「スマートフォン＋クラウド」活用術5選
大手通信会社各社の格安なスマートフォン向け通信プランが始まりました。これにより、法人用スマートフォンの貸与のハードルが下がっています。また、社用スマートフォンでクラウドサービスを利用すれば、企業の業務改善はさらに加速します。今回は中小企業の「スマートフォン＋クラウド」のメリットについて、事例をまじえながらお伝えいたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
ネットワーク機器（NAS、Wi-Fi、インターネット回線）
データ管理には、大容量のNAS（ネットワークHDD）がおすすめです。
- 大容量
- OS混在が可能（Windows、Macからのアクセス）
- バックアップ設定
NASは定期的稼働報告書を提出しております。使用率やバックアップ状況、ハードディスクの耐用年数などをお知らせします。また、遠隔での監視や操作が可能なモデルもあり、状態監視、ファームウェアバージョン確認、アップデート等をリモートで運用管理できます。
不具合が起きた際に通知を出すだけでなく、再起動やログ取得といった簡易な遠隔操作も可能なため、現場に向かわずに問題の原因を究明、復旧できるケースがあります。
最近は、ノートパソコンやスマホやタブレット端末の利用が増えてきました。家庭用Wi-Fi機器では業務に支障が出始めており、業務用Wi-Fiに変更したいというご要望をよくいただくようになりました。
また、大容量のデータをやり取りする場合、オフィスのインターネット回線も重要になります。浅間商事のお客さまでも、NAS活用のために社内の回線を見直された印刷会社のお客さまがいらっしゃいます。
社内LAN回線の改善も得意としていますので、NAS導入とあわせて、お客さまに必要なご提案が可能です。
セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
デザイン・印刷業界でも、セキュリティ対策は重視されてきております。デジタル化の推進とともに、セキュリティ対策も必要なものとなっています。
サイバー攻撃に遭うことで、お客さまの情報を流失させてしまう、自社が踏み台となって取引先に迷惑をかけてしまう、といったことが起こりえます。ランサムエアといった、データを暗号化するサイバー攻撃の場合、納品物や資産である「制作データ」を失うこともあります。
浅間商事でおすすめするセキュリティ対策の基本は、「ウイルス対策ソフト」＋「UTM」＋「バックアップ」です。
中小企業にとって、もはや経営課題と言っていい「セキュリティ対策」。浅間が中小企業に必要と考えるセキュリティ対策について、実際の事例と対応策をご紹介しながら解説いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
ITサポート
浅間商事のITサポートは、IT管理業務、障害復旧、社内からのお問い合わせ対応などをサポートしております。
中小企業の場合、専任のIT担当者がおらず、他の業務と兼務されているケースがほとんどです。
IT関連業務の一部を外注することで、本業に集中でき、さらにデジタル化の推進も実現できることから、ご好評いただいております。
浅間商事の「ITサポート」｜月25,000円からの情報システム部アウトソース
ネットにつながらない、ウイルスに感染してしまった！大事なデータを誤って削除、PCが動かない、印刷したら文字化け、デジタル化を進めたいが社内は人材不足…中小企業ITのお困りごとにITのプロが駆け付け＆アドバイス！ 浅間商事のITサポート、パソコン10台月額25,000円（税抜）から
その他（ペンタブレット、デザインソフト、複合機、ほか）
デザイン・制作ツールとして、各種周辺機器、ペンタブレット、デザインソフト（Adobe系、フォント等）なども取り扱いがございます。ぜひ、その他の機器やツールとあわせてご相談ください。
また、複合機について、特に色味にこだわりを持つお客さまが多くいらっしゃいますが、浅間商事は複合機の販売・サポートの歴史が長く、本業界のお客さまからも厚い信頼を寄せていただいております。デザイン印刷など、グラフィック業界専用の複合機もご提案可能です。
お困りごとだけでなく、「こだわり」も、お気軽にご相談ください。
浅間商事のお客さま事例
すべて印刷会社、印刷関連会社さま、デザインを扱う会社さまの事例です。
【ITサポート】
ITサポート会員さま。パソコンが動かなくなった、ネットがつながらない、印刷ができない……といった日常的なITトラブルや、落雷や停電後のトラブルなど、突発的な障害にも駆け付け対応。安心して業務を継続するために、頼りにしていただいている。
【テレワーク】
外出が多い管理職のご担当者さま。外出するとメールの確認やパソコン作業など、まったく仕事ができなくなる状況がお悩み。浅間商事からモバイルPCとクラウド経由でデータ同期ができるMicrosoft OneDriveをご案内。テレワークについて社内で進めたいとのお話をいただく。
【テレワーク】
デザイン部門の担当者がご出産により、在宅勤務を希望。Microsoft 365の各種クラウドサービスを活用し、同社で初の在宅勤務が実現。
【テレワーク】
食品雑貨、観葉植物等の企画・販売を行うPLANTE（プランテ）株式会社さま。商品デザインも手がける。本記事はテレワーク導入事例だが、商品の色確認や、現物を見ての打ち合わせは出社。技術を活用しながら業務に合わせて働き方を柔軟に調整。
【PLANTE株式会社様】VPN、クラウド、リモートデスクトップ。それぞれの働き方に合った「テレワーク環境」を実現
食品雑貨、観葉植物等の企画・販売を行うPLANTE（プランテ）株式会社様。一度目の緊急事態宣言下では準備が間に合わず、実質自宅待機になってしまいました。しかし、宣言解除後にテレワーク助成金を申請し、それぞれ異なるご担当業務とワークスタイルに合わせ、三者三様のテレワーク方法を実現されました。
【回線、UTM入れ替え】
扱うデータ量が大きく、データを受け渡しする際の回線スピードにお困りだった。浅間商事の提案でインターネット回線会社を変更し、常時100MBbps近い回線スピードの確保に成功。セキュリティ対策として導入済みだったUTMもボトルネックになる可能性があったため、ライセンス更新に合わせ、スピード改善が見込める機種を検証の上、入れ替え。
【NAS、クラウド】
ITサポート会員さま。社内のネットワークがつながらなくなり、ITサポートで駆け付け対応。古いNASが原因と判明し、そのNASのみネットワークから外して解決。その後、バックアップ設定のためにも、当社の保守まで付いたNASパックでNASを入れ替えていただく。
また、浅間商事のオフィスツアーに参加しMicrosoft 365のデモをご覧いただき、その後、スケジュール共有のご要望からTeamsやExchange Onlineも導入。現在、ご活用いただいている。
【NASのBCP対策】
複合機、パソコン、デザインツールなど、オフィスのIT/OA機器を総合的に浅間商事にご相談いただいているお客さま。データ保存にNASをご利用。メイン機とバックアップ機が同じ場所にあることを心配し、BCP対策としてバックアップ機を他の拠点に移設。UTMを使ってVPN接続させることで、より安全な遠隔地（オフサイト）へのバックアップ設定を実現。
【ITサポートプレミアム会員】
浅間商事のITサポートプレミアム会員の株式会社木元省美堂さま。サービス開始当初からご加入いただく。浅間商事のサポートを高くご評価いただき、プレミアム会員に。スタンダード会員の場合は担当者さま経由となるサポートを、社員の皆さまから直接ご利用いただくようになり、お問い合わせが集中していたご担当者さまが、より本業に集中できる体制を整える。
【株式会社木元省美堂様】WEB会議システムで拠点間コミュニケーションを改善、ITサポートで担当者の負担を軽減。浅間は「信頼残高100％」
東京、埼玉の2拠点で主に印刷業を営まれる株式会社木元省美堂さま。浅間商事「ITサポート」を、社内のITトラブル解決にお役立ていただいております。また、「WEB会議システム」で東京と埼玉で離れた拠点間のコミュニケーションを改善。コロナ禍で拠点間移動禁止の際にもご活用いただきました。
まとめ
業界別デジタル化事例シリーズとして、今回は【デザイン・印刷業界】編をお届けしました。
印刷業界の課題の一つに、市場が縮小傾向にあることが挙げられます。
今後は、業務をIT活用で効率化しながら、新しいお客さまを獲得するためのマーケティング活動、自社の技術やデザイン力など強みを生かした新サービス・新商品開発、ITを駆使した新しい業態への転換など、さまざまなチャレンジが必要になる業界と考えられます。
本記事では、デジタル化課題と対策について、次の3つの視点からご紹介しました。
- 営業
- デザイン・制作
- データ管理
また、導入が多い機器や設備、その利用目的についてもご紹介しました。
- デバイス（PC、Mac、スマートフォン）
- ネットワーク機器（NAS、Wi-Fi、インターネット回線）
- セキュリティ対策（ウイルス対策ソフト、UTM、バックアップ設定）
- ITサポート
- その他（ペンタブレット、デザインソフト、複合機、ほか）
お客さま事例では、印刷会社さまを中心に、実際の改善事例をご紹介しました。
業界特有と思われる課題も、実は他の業界で、すでに普及している機器やサービスで解決するケースが少なくありません。
本記事も、営業、デザイン・制作、データ管理といった業務は、ほかのお客さまもお悩みであったり、すでに解決されていたりする事例もあります。
まずは課題をご相談いただくことが第一歩です。
中小企業のデジタル化について、ぜひお気軽にご相談ください。
