浅間商事代表の柳沢です。
ワクチン接種が進み、お客様や街に少し活気が戻ってきました。私たちのお客様が利用するプリントの枚数も、前年よりも増えてきています。
まだ、予断を許さない状況ではありますが、ワクチン接種が進む海外のようなコロナ後のリバウンド消費、リベンジ消費と呼ばれる景気回復にそろそろ備える必要もあるかもしれません。
日本企業の生産性について、工場は非常に進んでいるが、オフィスで働くホワイトカラーの生産性は低いと長年言われてきました。それがAIの活用により大きく改善されてきています。
AI（人工知能）と言うと、一般人には関係のない話と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、広い意味のAI（コンピューターにやってもらう）は実は皆さんも日々使っています。
買い物ですと、楽天やAmazonで買い物をするとき、「おすすめ商品」が出てくると思いますがあれもAIです。人が一人ひとりに合わせておすすめしているわけではありません。検索ですと、YahooやGoogleで検索すると検索結果に合わせた「おすすめ広告」が出てくると思いますがあれもAIです。検索結果に合わせてコンピューターが自動でおすすめの広告を出しているのです。
この、人間ではなく「コンピューターにやってもらう」ことで、人間がより付加価値の高い仕事につかえる時間を作り出し、人手不足を軽減し、生産性を向上させることができます。浅間商事ではできるだけ定型の「作業」はコンピューターにやってもらい、考え判断する必要のある「仕事」に人間は集中していこうと考えています。
一昔前、仕事ができる人とはWindowsを使える人だったかもしれません。その少し後には、WordやExcelを使える人、その後はインターネットが使える人、検索ができる人だったように思います。現在では、Microsoft 365やGoogle Workspaceを使える人、ノーコードで仕事に必要なAI搭載のアプリを作れる人になってきていると感じています。
とはいえ、AIによって作業時間が短縮されると経営上何が良いのでしょうか？
よくお客様に作業時間が短縮されても従業員のお給料が減るわけではないのでコスト削減にはならないと言われます。時給のパートアルバイトさんを雇っている会社や、残業代がかさんでいる会社などはコスト削減になるかもしれませんが、そういう会社ばかりではありません。
私は、作業時間短縮によって生まれる価値は顧客満足向上（CX）と従業員満足向上（EX）だと考えています。
例えば、AI活用により今まで毎回何時間もかかっていたお客様や従業員へのアンケートが数十分でできるようになったらどうでしょう？
もっと多くの回数、もっと多くの人数の声を聞いてみたいと思うのではないでしょうか？
もっと多くのお客様や従業員の声を聞くことでもっといい会社になることを加速することができるのではないでしょうか？
実際、浅間商事でもFormsを使ったアンケートを行うことで、お客様アンケートを0回だったのが月1回、従業員アンケートも0回だったのが3か月に1度ぐらいのペースで実施することができるようになりました※1。勘と経験だけでなく、アンケートデータに基づいた判断ができるため、経営改善に非常に役立っています。
ここからは細かい話です。
具体的な例を挙げると、10問対象者100人、お客様や社員の声を聞くためにアンケートとるケースを考えます。
- アンケートをWordで作成し、紙に印刷し、手書きで書いてもらい、集計する場合
- 作成20分＋印刷10分＋集計100人×10分＝1030分
- アンケートをExcelで作成し、データ入力してもらい、集計する場合
- 作成20分＋印刷0分＋集計100人×5分＝520分
- アンケートをFormsで作成し、データ入力してもらい、集計する場合
- 作成10分＋印刷0分＋集計100人×0分＝10分
ざっくりとした試算ですが、1回のアンケートにかかる作業時間が約1/100になっています。アンケートで時間を取られるのは項目の検討を除くと、回答ミスや誤回答の訂正と集計です。その二つをAI（コンピュータにやってもらう）ことで大幅な時間短縮が可能です※1。
回答ミスや誤回答を防ぐには、Excelの場合は入力ルールやロックなどを使って行うことができますが、それなりに時間がかかります。Formsですと2～3回のクリックでこの設定が可能です。細かい間違いは人間が正すのではなく、コンピューターに正してもらう、この考え方も私は好きです。
集計は、Excelの場合ピボットテーブルなどで集計した後、見やすいようにグラフ化していますが、Formsですと回答確認ボタンを押せば自動で集計と基本的なグラフ化が完了しています。
そもそも、紙でアンケートを依頼する場合は直接お届けしたり郵送したり、お渡しするだけでも大変ですが、データで依頼する場合はメールなどで簡単に送って、Formsの場合はスマホからも簡単に返信してもらうことができます。
このように、中小企業でもAIによる時間短縮で顧客満足や従業員満足向上を加速させることができます。現状、中小企業が最も手軽に手の届く価格でAIを活用できるのはMicrosoft 365かGoogle Workspaceだと私は考えています。どちらもまだ導入されていないお客さまは無料版からでもぜひ試してみてください※2。
浅間商事では、自社のノウハウも活かして多くの中小企業のMicrosoft 365導入・活用のお手伝いをしています。ご相談がございましたら担当営業もしくはお問い合わせフォームやコールセンターまで。新規のお客様も歓迎です。
※1: AIと言うと機械学習やディープラーニングを使った超高性能のものをイメージするかもしれませんが、もっと身近なAIも多くあります。
※2: 執筆時点では、浅間商事ではFormsについてのサポートは提供しておりませんのでご注意ください。
ご参考：【事例付き】中小企業の「Microsoft Forms活用術」3選
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代表取締役社長 柳沢 太一
