浅間商事代表の柳沢です。テレワークやリモートワークを進めている皆様も、なかなか難しい皆様もデジタル化の一環として、ペーパーレス・ハンコレス・キャッシュレスに興味がある方が増えていますので、私たちの取り組みを紹介します。
できるところから少しずつ改善
「できるところから少しずつ改善」の原則に従って、前回の緊急事態宣言以降、諸届・小口精算・交通費精算をペーパーレス・ハンコレスに移行しました。と言っても新しいクラウドサービスを導入して対応したわけではありません。すでに使っていたMicrosoft 365のクラウドサービスを活用しました。
基本的には、今まで印刷・押印していた申請書のExcelを印刷せずにデータのままTeams（チャット）上で上司に確認依頼をし、上司からコーポレートチーム（経理）に提出するという流れになりました。データ自体はSharePoint（クラウドサーバー）上に置いてあるので部下→上司→経理の確認も簡単です。
Microsoft 365ではないすでに使われているクラウドサービスでも同じような運用ができると思いますのでぜひ試してみてください。
ワークフローや稟議のシステムが必要だと思われる方も多いと思いますが、監査も入らず社員数の少ない中小企業では、まずはこのような仕組みでも十分回ると思います。むしろ新しいシステムを導入すると時間とお金がかかり結局使われずに終わってしまうリスクもありますのでスモールスタートをお勧めします。
パソコン利用が難しい方はスマホやタブレットで
最近のクラウドサービスはパソコンだけでなくスマホやタブレットでも使えるようになっています。社長や経理、社員の方など利用される方のパソコン利用が難しい場合には、スマホやタブレットでの活用も検討されてみるとよいかもしれません。
キャッシュレスの取り組み
SuicaやPayPayなど個人決裁でキャッシュレスが進んでいますが、法人においてもキャッシュレスの取り組みが重要だと考えています。私たちも含めて中小企業にはまだ多くの現金が社内でやり取りされています。
今頃かい！ と思われる方も多いと思いますが、今年から様々なしがらみで遅れていた定期代と各種賞金を現金手渡しから口座振り込みにしました。
現金の課題の1つ目は、スピードが遅く手間がかかること。2つ目は運搬に危険が伴うことです。
今までは経理が計算・指示して、各店のアシスタントに出金してもらい、各社員に手渡していましたが、当然休んでいたり直行直帰していたり1度では渡せないことが多々ありました。また、出金するお金がない場合銀行から引き出してくる必要があります。その際それなりに多くの現金を運搬する必要があるため担当者はいつも危険を感じていました。そういった非効率と危険をキャッシュレスにすることで改善することができます。
メリットとしては賞金など現金手渡しでみんなの前でもらうと盛り上がり周りのメンバーの励みにもなるという面がありますが、テレワークで出社人数が減りましたので、効率と安全を優先させました。
まとめ
大掛かりなシステムを導入しなくても、今入っているシステムを活用したり、安価なクラウドサービスを使うことで日々の改善を行うことができます。
おまけ
あまり多くはないと思いますが、利益が多く出ている会社様向けの税制があります。IT機器やソフトも一括償却できますので税理士さんと相談してご活用ください。
中小企業のテレワーク導入、IT活用、デジタル化について、担当営業もしくはコールセンター、お問い合わせフォームまでご相談ください。パソコン1台のご購入から、新規のお客様も大歓迎です。
コールセンター：0120-830-414（あさま よいよ）
代表取締役社長 柳沢 太一
