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お世話になります。浅間商事の代表 柳沢です。
最近、Web会議システムなどのICTツールを活用して、時間や場所の成約を受けない柔軟な働き方”テレワーク”が注目されています。テレワークを取り入れることで採用力や定着率の向上、生産性向上に繋がるためです。
中小企業でもそんな働き方を実践できるのか？
実際に採用力アップや生産性向上などの効果を得られるのか？
以上を検証するために、率先垂範、社員に先駆けて、まず経営者からやってみようということで日々行っているテレワークの内容をまとめました。
1．テレワークとは
自社のオフィス以外で仕事をすることです。自宅で仕事をする在宅勤務や場所を選ばず車やカフェなどで仕事をするモバイルワークも含まれています。働き方改革や東京オリンピックの交通混雑対策の一環で総務省も推進しています。
2．テレワークで得られるメリット
①生産性向上
自分で体験して一番大きく感じたのは意外にも生産性向上でした。特に集中できる時間を多くとれることが素晴らしいです。
朝：満員電車に乗って一時間弱通勤する代わりに、いつもより30分多く睡眠、近所の公園をウォーキング。そのあと軽くマインドフルネス瞑想しても、いつも通り9時にすっきり気持ちよく仕事を始められます。
昼：携帯以外の電話や突然の訪問や相談がないので、集中して大きな固まりの仕事、中長期的な仕事に取り組むことができます。
夜：18時に仕事を切り上げて近所のジムでスイミング。心も体もさっぱり。19時半に家族と夕食。夜は早く眠れて十分な睡眠がとれて翌日も気持ちよく仕事ができます。
②育児や介護に伴う離職防止
妻も時短勤務かつ、週に1~2日在宅勤務をしているのですが、通勤時間が無くなり、子供の保育園の送り迎えや家事の時間が増えて相当助かっているようです。子供が熱を出してしまった時も在宅勤務にして、見守りながら仕事をしたこともありました。
③社員満足向上、採用強化
試験的にテレワークを実施したことで多くの社員の満足度が向上することが分かりました。また、こういった新しい働き方を実施していることをアピールすることで採用、特に女性の採用に効果が出ています。
④BCP（事業継続）対策
台風や豪雨、地震などの時でも交通機関や事故の心配をせずに通常通り仕事が可能になります。知り合いの会社は上の階が火事になりオフィスが水浸しになってしまいましたが、全社員テレワーク可能な状況だったので、すぐに仮オフィスに移りその日のうちに通常通りの仕事をすることができました。
3．あるテレワークの1日
経営会議準備
数字とデータ、報告資料に目を通しながら翌月の計画を立てました。長時間データと向き合うのに、先日自宅に導入した23.8インチのディスプレイと昇降デスクが負担軽減に役立ちました。
新システム情報収集
社員のモチベーションを見える化したり、高めたりするHRTechと呼ばれる商品に興味があり3社ほど問い合わせをしました。
3社ともWEB問い合わせ、資料ダウンロード、bellFaceでの資料プレゼンという流れで進めていて、在宅でも気軽にプレゼンまで見ることができました。
※参考※
- ベルフェイス：営業に特化したWEB会議システム
https://bell-face.com/ - ズーム（Zoom）：品質に定評があるWEB会議システム
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
社内打ち合わせ
来期の初めに行うキックオフミーティングについて、企画会社さん交えて打ち合わせをしました。MicrosoftのTeamsを使って社内とWeb会議しましたが、問題なく進めることができました。
夜：子供の誕生日会
子供の誕生日だったので、一緒に夕飯を食べてお祝いできました。
感想と課題
感想
bellFaceを使った営業や、オンラインセミナーなど、テレワークでどこにいても情報収集を気軽にできる方法が普及しだしていることを感じました。私たちもこの時流に乗っていかなければならないと思います。
課題
打ち合わせの時に紙の資料を持参される方が多いので、その場でメールなどで送ってもらえれば問題ないのですが、それができない場合、資料共有のため書画カメラなどを会議室に用意したほうが良いかもしれないと感じました。
4．テレワークをうまく行うためのポイント
朝一もしくは前日までにやること、TODOリストを決めておく
当たり前かもしれませんが、テレワークだと職場と時間の流れる感覚が違うので、いつも以上にスケジュール管理を自身で行わないと漠然と時間が過ぎてしまうことがあります。また、テレワークをやる日にテレワークに向いている集中が必要な仕事を集めておくのも効果的です。
休憩時間と終業時間を決めておく
テレワークは他人に邪魔されないので集中しすぎて3～4時間あっという間に過ぎていることがあります。1.5時間に1回程度の休憩を携帯のタイマーなどで設定しておくと連続での働きすぎによる疲労を防ぐことができます。仕事に乗ってくると、これまた止める人もいないのでテレワーク残業をしてしまうことがありますので、始める前に終業時間を決めておくことも大切です。
ビジネスチャットとWEB会議、クラウドストレージは必須
モバイルパソコンとメールと携帯があればテレワークをスタートすることはできますが、本格的に行うとなるとビジネスチャットとWEB会議、クラウドストレージは必須になってきます。Office365やG Suiteなどすべてのサービスを低価格で使えるサービスが出ていますので利用をお勧めします。
5．今回使用したテレワークツール
- モバイルPC FUJITSU製 LIFEBOOK U939/Bの前モデル
https://www.fmworld.net/biz/fmv/lifebook/u939b/ - マウス Logicool製 静音マウス
https://www.logicool.co.jp/ja-jp/product/m331-silent-plus?crid=7 - ディスプレイ EIZO製 品番EV2450-Z
https://www.eizo.co.jp/products/lcd/index.html - ガス圧式昇降デスク サンワサプライ製 品番ERD-GAK12060W
https://www.sanwa.co.jp/product/desk_rack/desk/lift/index.html - ビジネスチャット、WEB会議 Microsoft Teams（Office365）
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software - クラウドストレージ Microsoft Onedrive Sharepoint（Office365）
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/collaboration
テレワークを導入することで「生産性向上をしたい」「柔軟な働き方を推奨したい」「社員満足度を上げたい」という方は浅間商事にご相談ください。弊社では、中小企業の働き方改革の実践事例を見学できる場として、見学ツアーを常時受け入れています。実際にテレワークをしている環境をご覧いただけます。
ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。（オフィスツアーは、当社とお取引のある企業さま、今後お取引を希望される企業さま、入社を希望される方のみを対象としております。大変恐れ入りますが、該当しないお申込みに関しては、お断りさせていただく場合がございます。）
※追記：2020年4月22日「Office 365」は「Microsoft 365」に改名されました。
代表取締役社長 柳沢 太一
